【ワンランクアップビジネス英語】ビジネスメールは考え方、アプローチ次第でこんなに変わる!

【ワンランクアップビジネス英語】ビジネスメールは考え方、アプローチ次第でこんなに変わる!

こんにちは、サユリです。

先日、ビジネスメールライティング講座受講者さんの実務メールを添削していました。

「オンラインでの国際会議への参加を検討しているが、提示されたプログラムがあまり魅力的でなく他に何か出来ること・メリットがないのか主催者に尋ねる」

というシチュエーションです。

この受講者さんの英語力は非常に高く、添削も代替語彙や代替表現の提示が多く、今回も英語的に添削しなければいけない箇所はほとんどありませんでした。

今回の私のアドバイスは、

「自分が望む事が可能かどうか」を具体的に聞く方がはるかに有効

と、いうことです。

 

英語ビジネスメール、訪ね方次第でこんなに変わる!

「他に何か出来ること・メリットがないのか尋ねる」のは、「今日の夕ご飯、何食べたい?」と聞かれるようなものです。

考えられる対応の幅が広くなり過ぎ、つい「なんでも良いよ」と答えがちです。カレーかパスタか聞かれた方が対応が簡単ですよね。

何か出来る?メリットがないの?と尋ねられても、メリットや希望は参加者によって異なるでしょうから、主催者があなたのニーズを正しく理解しているかどうかはわかりません。

「何か出来る?メリットがないの?」と聞かれた場合、相手の返答として考えられるのは、

  • お伝えしただけですよと答える。
  • 何かご希望がありますか?と質問する。
  • 何かとってつけたようなメリット考える。

の三つのパターンでしょう。

このような状況では、自分の期待する事が可能かどうかを聞く方が主催者も返答しやすいでしょうし、効率的です。

例えば、

Is it possible to have a panel discussion session among xxxx?Could we have a specific presentation on ZZZZ?

などのように聞けば、相手も返事をしやすいですし、それ以上に自分の希望を叶えるように計らってくれる可能性もあります。

相手が自分の希望を正確に理解し実現してくれるような展開になれば、それはとても有益なビジネスメールだと思いませんか?

 

英語ビジネスメール、依頼の仕方次第でこんなに変わる!

また、自分がいけなくなったミーティングに代理で部下に参加してもらいたいと依頼する時、事実はどうであれ

「他に誰も行けないから君が行ってくれる?」というより、

「君が適任だから、参加してくれる?」とする方が遥かに有効ですよね。

このミーティングに関してだけでなく、部下のモチベーションを上げるのにとても大切です。これは別に英語、日本語の違いではないと思います。

 

日本語を直訳していては、意味は十分通じても洗練されたビジネスメールになるとは限りません。

ビジネスメールの場合、内容が明確、正確であることはもちろん最重要ですが、それだけでは必ずしも有効とはいえません。残りは、メール本来の意図を常に認識しながら、相手が共感、納得し協力しようと思ってくれるような表現、語彙を選択していくことです。

 

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2 件のコメント

  • Sayuri先生、こんにちは。最後から2文め、漢字の変換ミスかと思います。適宜ご対応ください。「ビジネスメールの場合、内容が明確、性格→正確であることはもちろん最重要ですが、・・・」

  • Rachel22さん、

    読んで頂いてありがとうございました。今頃コメントに気づきました!急ぎ訂正します。

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