ビジネス英語の基本 ~電話編(電話を受ける時 Part 2)~

ビジネス英語の基本 ~電話編(電話を受ける時 Part 2)~

みなさん、こんにちは。

今回もビジネス英語の電話編です。

前回は、電話を受ける際の基本フレーズをご紹介しました。今回は電話を繋げてもらって受ける際のフレーズをご紹介します。

前回とは違い、実際に自分が電話で話すシーンを多めにご紹介したいと思います。

 

英語で電話応対するビジネスの現場、どんなケースがある?

 

■つなげてもらった電話に出る時の第1フレーズ

・Hello. This is 〇〇(自分の名前) speaking.

⇒日本語で言う「お電話変わりました〇〇です。」のようなフレーズになります。

自分が出る電話の前に「I will transfer you to the person in charge.(担当者へおつなぎいたします。)」と言ってくれているはずなので、自分が電話を出る際には名乗るだけで問題ありません。

第1フレーズを言った後は、相手が再度名前や会社名を言うと思います。この際にしっかりメモをしておきましょう。普段やり取りをしている顧客であれば、若干聞き取れなくても検討はつくかと思いますが初めてのお客様であればスペルまでしっかり確認しましょう。

⇒名前を再度確認する時は、May I know your name again?(お名前を再度教えて頂けますか?)

⇒スペルが分からない時は、Could you spell your name, please?(あなたの名前を綴って頂けますか?)

この2つの質問は、相手から聞かれる事もあります。海外の人にとって日本人の名前になじみはありません。例えば下の名前が、じゅんこだった場合。

相手「May I know your name?」

自分「Junko.」

相手「How do you spell your name, please?」

自分「J, U, N for November, K, O, JUNKO」

ポイントは、N for Novemberです。NMは聞き間違いやすいです。その際は、フォネティックコードと呼ばれる聞き間違いを防ぐために使用する表現方法を使います。

NとM、BとV、PとT、IとYなどが間違えやすいです。自分の名前にそれらの文字があるのであれば、練習しておくといいでしょう。先程のJUNKOを例に見た時に、相手から「M for mother?」と先に質問される時もあります。違う場合は、「No, N for November.」と正しましょう。

後ろに持ってくる単語は、誰が聞いてもすぐに分かる馴染みのある単語にしましょう。

 

■聞き取れなかった時

・Could you say/repeat that again, please?

⇒もう一度言っていただけますか?

「that」は相手の言った事全文を示します。もちろん無くても通じますが、ビジネスの場では正確な英語を使用する方が断然良いので覚えておくようにしましょう。

ただ注意して頂きたいのは、何度もこのフレーズを使用していると『この人英語が苦手なのかな・・・』と思われてしまいます。

 

■電話を切る前に言う必須フレーズ

みなさん、電話を切る前に言った方がいいフレーズがありますが何か分かりますか?

それはEmailアドレスを聞く事です。

時差のある国からの電話は次に連絡をすることもなかなか難しいです。今後ビジネスになりそうだと思った際は、Emailアドレスを聞きましょう。

・May I know your email address?

・Could you tell me your email address, please?

言い方は数パターンありますが、ビジネス英語に適してるフレーズは上記のフレーズになります。

電話を切った後にメールを送るのをお忘れなく!

件名は、

「Thank You for Your Phone Call」が良いかと思います。

文章は、

「Hello 〇〇(相手の名前). This is △△(自分の名前) of □□(会社名). Thank you for talking with me on the phone. Please feel free to let me know if you have any inquiries. It is much appreciated if you would give me your reply.」

などでしょうか?

電話をくれたお礼、何かあれば連絡してくださいという事、お返事をお待ちしておりますの情報を入れられるといいでしょう。

 

■電話を切る時

・お電話有難うございました。

⇒Thank you for calling. Have a good day.

これは前回にもご紹介し、重複しますがしっかり覚えましょう。

 

いかがだったでしょうか?

電話の内容については会話している感じで話を進めてもらえれば問題ないですが、今回ご紹介したフレーズはご存じだったでしょうか?

何度もシミュレーションや繰り返し声に出して読むことで、急な英語の電話にも対応できると思います。何度も失敗し分からなかったり出てこなかったりした単語やフレーズはぜひノートやメモに書きましょう!

通じれば問題ないではなく、スマートでビジネスにも通用する英語を使用することを心がけましょう!

 

 

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カナダ、オーストラリア、アメリカと海外滞在経験も豊富。現在は外資系企業に勤めながら英語に関する記事の執筆をおこなっている。TOEIC:940、TOELF(iBT):110、IELTS:6.5の実績を持ちながら現在も日々英語学習に取り組んでいる。

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