【ビジネスで求められる英語】電話編(電話を受ける時 Part 1)

みなさん、こんにちは。
今回はビジネス英語の電話編です。
電話も会話と同じで、すぐに英語を話す必要があります。
会話と違って電話は聞き取りづらく、またジェスチャーが使用できない分言葉のみで伝える必要があります。

難易度は高いですが、海外から電話がかかってくる頻度は結構高いです。
まずは基本のフレーズをしっかり覚えてマスター出来るようにしましょう。
今回は電話を受ける際のフレーズをご紹介します。

ビジネス英語～まず初めに～

海外で働いている方は、全ての電話を英語で対応すると思います。
場合はずっと英語脳のまま話すので、特に日本語と英語の切り替えは必要ないです。

しかし私もそうなのですが、日本で働き時々かかってくる海外からの電話対応には
日本語と英語の脳の切り替えが必要になります。
今回は日本で働き、時々かかってくる海外への電話応対編としたいと思います。

ビジネス英語～日本語脳から英語脳へすぐに切り替えるコツ～

私がいつも行っているのは、電話がかかってきた際に番号が表示されると思います。
(電話機によっては表示されないかもしれません。)
日本の電話番号は必ず「0」から始まります。
それ以外から始まる場合は海外からの電話になるので、
番号を見てすぐに英語脳へ切り替えるように意識します。

ビジネス英語～電話に出る時の第1フレーズ～

・Hello. This is 〇〇(自分の名前) from □□(会社名).

・Hello. This is □□, 〇〇 speaking.

⇒日本語で訳すと「お世話になっております、□□の〇〇と申します。」
「お世話になっております。□□の〇〇と申します。」と同じ意味です。
若干フランクな英語にはなりますが、ビジネスの場で使用しても問題ありません。

「Hello.」だけでなく、時間帯に合わせて「Good morning.」「Good afternoon.」など使い分けしてみましょう。

電話の際、自分の名前を名乗るときは「I am」ではなく
「This is」を使用します。もしくは２つ目のように「〇〇 speaking」と言います。

会社によっては定型文がある会社もあると思いますので、従うようにしましょう。
私の会社はないですが、たとえば「お電話有難うございます。□□でございます。」
と言わなければいけない場合は、「Thank you for calling □□. 〇〇 speaking.」になります。

それではその後に続く電話の会話文をご紹介します。

「Hello. This is 〇〇 from □□.」

「Hello, this is ●● from △△. I am calling to ask about your products.」

「I will put you through to the sales department. Hold on, please.」

⇒電話に出て担当者につなぐ際の対応例ですね。

一番重要なのは、２行目。相手がなぜ電話をしてきたのかを聞き取る事です。
大抵の場合「I am calling to～」と言ってくれます。
もし、相手が名乗るだけでしたら「How can I help you?(ご用件は何でしょうか)」と言いましょう。

用件によっては担当者へつなぐ必要があると思います。
その際は３行目のフレーズ。「〇〇部署へおつなぎいたします。少々お待ちください。」
という意味になります。

部署名の前には必ず「the」を入れましょう。

「少々お待ちください。」は
「Hold on, please.」「Just a moment, please.」「Could you hold for a moment, please?」
など言い方はたくさんあります。

電話口では「wait」はあまり使用しませんので、注意しましょう！
すぐ言えるフレーズを見つけて使用するといいと思います。

ビジネス英語～使えるフレーズ～

・担当者へおつなぎいたします。

⇒Let me transfer you to the person in charge.

I will transfer you to the person in charge.

担当者は英語で「person in charge(PIC)」と言うので覚えておきましょう。

自分が担当者ではないのに、電話口でものすごく早く用件を言う方もいます。
その際は、話の途中でもいいので「Sorry, I am not the person in charge.
I will transfer you to the PIC.」と言うといいでしょう。

・失礼ですが、再度会社名をお聞きしても宜しいでしょうか？

⇒Excuse me, may I have your company name?

Excuse me, could you repeat your company name, please?

慣れない英語の電話で名前や会社名を聞き逃すこともあります。
丁寧な英語で尋ねれば相手も嫌な気持ちになりません。
「失礼ですが」は「Excuse me」になり、「Sorry」とは言いませんので注意しましょう。

・申し訳ございませんが、現在担当者は外出しております。

⇒I am afraid he/she is out right now.

・担当者は席を外しております。

⇒He/She is out of his/her desk right now.

・担当者は終日不在にしております。

⇒He/She is away today.

・担当者は会議中です。

⇒He/She is in a meeting now.

・担当者は出張中です。

⇒He/She is on a business trip now.

・折り返しお電話するよういたしましょうか？

⇒Should I have him/her call you back?

担当者が一時的に席を外している場合は、折り返ししましょうか？と聞くはずです。
日本語で電話するときと同じ対応をすればいいです！
ただ、アジア圏のような日本と時差があまりない国からの電話はそこまで大きな問題にはなりませんが、
欧米圏は10時間以上の時差がある国もあります。その場合は、
「He/She will be back in an hour.(１時間以内に戻る予定です。)」のように
後どれくらいで戻るのかを伝えるといいでしょう。
「何時に戻ります」を使用する事は避けましょう。

・ご伝言を承りましょうか？

⇒Would you like to leave a message?

・お電話番号をお聞きしてもよろしいですか？

⇒May I have your phone number?

折り返しする際に連絡先がなければ困りますよね。
電話番号と名前さえ書きとめる事ができれば大丈夫です。
しっかり気を抜かずに確認しましょう。

・お電話有難うございました。

⇒Thank you for calling. Have a good day.

正直とっさに色々なフレーズが出てきませんので、丸暗記するようにしましょう。

いかがだったでしょうか？まだまだご紹介したいフレーズがたくさんあります・・・。
まずは第一対応をご紹介して終わりにしたいと思います。
次回は電話を自分が受ける時編です。
今回は担当者へつなぐことが多かったですが、逆につないでもらった場合の英語をご紹介します。
この記事は本当に基本中の基本です。
最初の電話対応がたじたじだとこの会社は英語対応ができないのかなと思われるので損です。
(日本ではありがちですね。メールでは流ちょうなのに電話はあれ？という感じ)

この記事を通してしっかり頭に叩き込んでフレーズを覚えましょう！

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liliy

カナダ、オーストラリア、アメリカと海外滞在経験も豊富。現在は外資系企業に勤めながら英語に関する記事の執筆をおこなっている。TOEIC：940、TOELF(iBT)：110、IELTS：6.5の実績を持ちながら現在も日々英語学習に取り組んでいる。