ビジネス英語メール例文集(おすすめフレーズ表現)

ビジネス英語

こんにちは、講師のエリカです。

 

あなたは、英語でビジネスメールを書くことがありますか?

日本語のビジネスメールとはずいぶん違いますよね。ときどき、「この場合は英語でどのように表現すれば…?」と迷ってしまうときもあるかもしれません。

 

私も普段は日本語でメールを書くことが多いので、英語脳に切り替えるのにはやはり少し時間がかかってしまいます。日本語では「お疲れ様です」や「よろしくお願いいたします」のようなよくあるフレーズを頻繁に使っているのですが、英語ではそれらに相当する表現がないため、必死になって代替表現を探してしまうこともしばしばあります(笑)。

 

例えば、「お疲れ様です」。ほぼどんな場面でも使える非常に便利な日本語なのですが、英語では何と表現すればよいのでしょうか?

まず、この日本語から英語に直訳してみましょう。

“You are tired.”

いかがでしょうか?そうですよね、このような表現をメールの冒頭で使う人はまずいませんね。日本語でも、「あなたは疲れています」とは言いませんよね。

一応、より自然な代替表現で“Thank you for your hard work.”というのがあるのですが、実態として英語のビジネスメールでは使われていないので、日本文化を知らないネイティブ相手に向かって使ってしまうと、「あれ?」とちょっと不思議に思われてしまうのがオチかもしれません。

 

ここからもわかるように、日本語脳のまま英語のビジネスメールを書くわけにはいかないのですね。そこで今回は、仕事で使える便利なメール表現を学びたいという方向けに、英語のビジネスメールで役に立つおすすめフレーズを紹介したいと思います。

 

英語メールの件名

まず、件名について。英語では、件名をできるだけシンプルでわかりやすくするのがポイントです。日本語だと、「~の件」「~について」「~の件につきまして」など、最後に一言を添える習慣がありますよね。情報を伝えたいだけなら不要と言ってよいですが、やはりこの最後の「~について」がないと、ちょっと物足りない印象がありますよね。

ところが英語は違います。実は、ネイティブは件名をかなり短くシンプルにしたがる傾向があるのです。

 

次の件名を英語で表現してみましょう。

① 5月10日のサーバーメンテナンスについて

② 12月20日の忘年会の件

①をそのまま翻訳すると“Concerning the Server Maintenance on May 10”になります。しかし、上記の通り、ネイティブは件名を分かりやすくしたがるので、この場合は“Server Maintenance on May 10”だけで十分です。

既にお分かりかと思いますが、②も「~の件」の部分が訳出不用です。“About the Year-end Party on December 20”だと、肝心の“Year-end Party”よりも先に“About…”が来ますので、効率が悪いのです。ここも“Year-end Party on December 20”でOKです。

お気づきでしょうか?実は件名を短くする工夫がもう一つあります。冠詞を省略することです。新聞の見出しなどでもよくなされている工夫です。ちょっと文法的に間違った英語にはなりますが、昔からよく使われている技法なので特に違和感がありません。

 

「急ぎ」の場合はよく”Urgent”を使います。

③【至急】金曜の会議について

Urgent: Meeting on Friday

 

英語メールの挨拶

ビジネスメールでは、まず相手の名前を書くのが礼儀です。相手の名前や性別が分かっている場合は、「Ms.(女性の場合)/Mr.(男性の場合)+ラストネーム+カンマ」を使うのが一般的です。

Dear Ms. Smith,

Dear Mr. Jones,

 

特にアメリカではファーストネームで呼び合うことも多いので、相手が自分のことをファーストネームで呼んで来たら、自分からもファーストネームで呼んでOKだと考えましょう。この場合はMr.やMs.が不要になります。

Dear John,

 

また、担当者が誰か分からない場合は、次のようなフレーズを使うこともあります。

To whom it may concern,

Dear Sir/Madam,

「ご担当者様」のような印象です。ただし、特に前者は「冷たい」と感じるネイティブもいるようなので、個人的には後者を使うようにしています。

 

英語メールの書き出し

日本語には、「お疲れ様です」や「お世話になっております」など、様々な場面で使えるビジネスフレーズがたくさん存在しますよね。残念ながら英語には同じような万能薬がなかなかないのですが、書き出しで使える比較的ニュートラルなフレーズをご紹介します。

 

書き出しにはちょっとした挨拶を入れると良いでしょう。以下の表現は「お元気ですか?」位の意味になります。かなり正統派なので「もう飽き飽きだ!」という意見もときどき見かけますが、ネガティブな印象に繋がることはないでしょう。

I hope this email finds you well.(フォーマル)

I hope you are doing well.(よりカジュアル)

I hope you’re having a great week.(カジュアル)

 

このような挨拶の代わりに、よく使われるのは感謝の表現です。

Thank you for your email.(ご連絡いただきありがとうございます。)

Thank you for your reply.(ご返信ありがとうございます。)

Thank you for visiting us the other day.(先日はお訪ねいただきありがとうございました。)

I’m sorry for not replying sooner.(返信が遅くなり申し訳ありません。)

 

ただ、このような感謝の表現は既にメールなどのやり取りがあった場合にしか使えませんよね。初めて連絡を取る場合は、まず“I am (名前) from (企業).”などと自己紹介し、その後に用件を書くと良いでしょう。英語のビジネスメールではよく次のようなフレーズを見かけます。

I am writing to inform you that…(~とお伝えしたくご連絡いたしました。)

I would like to inquire about…(~についてお伺いしたくご連絡いたしました。)

 

例文を見てみましょう。

例)I am writing to inform you that we have received the documents you sent us.

「お送りいただいた書類を受理いたしましたことをお知らせします。」

例)I would like to inquire about the meeting planned for May 15.

「5月15日に予定されているミーティングについてお伺いしたくご連絡いたしました。」

 

また、良い知らせや悪い知らせがある場合は、次のようなフレーズも使うこともあります。

I regret to inform you that…(まことに残念ながら~。)

We are happy to inform you that…(うれしいことに~。)

 

例)I regret to inform you that Friday’s meeting has been postponed.

「申し訳ありませんが、金曜のミーティングが延期になりました。」

例)We are happy to inform you that your application has been accepted.

「あなたの申請を承認しました。

 

文末

最後に入れるフレーズはメールの内容によってかなり異なりますが、よく次のようなフレーズを見かけます。

Please don’t hesitate to ask me if you have any questions.(ご質問がありましたらご遠慮なくご連絡ください。)

I’m looking forward to hearing from you. / I’m looking forward to your reply.(ご返信をお待ちしております。)

I look forward to meeting you on…(~日にお会いできるのを楽しみにしております。)

I appreciate your …(~をありがとうございます。)

 

例)I appreciate your feedback on this matter.

「この件についてフィードバックをいただきありがとうございます。」

 

最後の挨拶

最後の挨拶にも様々なパターンがあります。「挨拶+カンマ+改行+名前」という形で使うのが一般的です。

Regards, (ニュートラルでフォーマル、ビジネスでよく使われる)

Sincerely, (フォーマル)

Best, (ニュートラルで比較的フレンドリー)

Cheers, (カジュアルでフレンドリー)

Thanks, (何かお願いしたとき、相手の返事を待っているときなど)

 

例)

Sincerely,

Yoko Tanaka

 

いかがでしょうか?ここで紹介したのは比較的ニュートラルで、すぐに使えそうなビジネスメールのフレーズです。このパターンさえ覚えれば、基本的な英語のビジネスメールの書き方を押さえることができます。

初めて連絡する相手に対してはやはり無難な正統派フレーズを選択すると良いと思いますが、特にアメリカではビジネスの場面でもかなりカジュアルな表現を使うことも多いので、相手の反応やフォーマルさ加減から判断して、徐々によりカジュアルなフレーズも取り入れると良いでしょう。

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フィンランド出身。日本語能力試験最難関のN1取得。IELTSアカデミックスコア8.5(8はExpert User、9はNative User)。日本語も日本人と見分けがつかないほど流ちょうに使いこなせるN1講師。フィンランドでは小学生のころから英語を学び始め、海外のテレビや映画は吹き替えではなく字幕が使われており、若い世代は英語が話せない人はほとんどいないと言っても過言ではない状態にあります。Erika先生も幼稚園から英語を使って育っており、英語力についても当社英語圏ネイティブ講師がまったくネイティブとそん色ないレベルと評価しています。座右の銘は「Challenge yourself!」

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フィンランド出身。日本語能力試験最難関のN1取得。IELTSアカデミックスコア8.5(8はExpert User、9はNative User)。日本語も日本人と見分けがつかないほど流ちょうに使いこなせるN1講師。フィンランドでは小学生のころから英語を学び始め、海外のテレビや映画は吹き替えではなく字幕が使われており、若い世代は英語が話せない人はほとんどいないと言っても過言ではない状態にあります。Erika先生も幼稚園から英語を使って育っており、英語力についても当社英語圏ネイティブ講師がまったくネイティブとそん色ないレベルと評価しています。座右の銘は「Challenge yourself!」