ビジネスの世界と英語ーその4. 「電子メールの書き方の形式を覚えよう!」

ビジネスの世界と英語ーその3. 「電子メールの規則を覚えよう!」

皆さん、こんにちは。

前回は、英語のビジネスメールの規則について書きましたが、今回は、実際にメールの書き方の形式を詳しく見ていきましょう!

Shin先生のシリーズ前回の記事、「ビジネスの世界と英語ーその3. 「電子メールの規則を覚えよう!」」を見逃した方はこちらからどうぞ!

 

電子メールの書き方の形式

それでは、電子メールの書き方の形式に移ります。

Jim Hamptonが発信者、Ann Jordanが受信者で同じ組織にいるとします。[ ]の中の表現は、Jim Hamptonが組織や組織外の一般の人達にメールを発信した場合の表現です。

 

(1) Dear Ann,/ Ann,/ Dear Ann Jordan,/Dear Ms. Jordan/ Dear Dr. Ann Jordan,/ Dear Prof. Ann Jordan,/ [Dear Sir or Madam, / To whom it may concern],

(2)Thank you for your prompt reply./ I am writing to win the project approval from you./

(Main body)

(3) I would like you to confirm the above schedule./ I look forward to seeing you soon./ We hope you are going to complete this project in time before the deadline.

(4-1) Sincerely,/ Sincerely yours,/ Yours sincerely,/ Yours faithfully,/
(4-2) Best regards,/ Kind regards,/Regards,

(5) Jim Hampton/ Jim/ Mr. Hampton,
BA,/ MSC,/ PhD of Computer Science,
Computer Science Research 2 Project Leader,/ Head of Division C,/ Accounting Director,/ CFO,
Research A-Team,/ Manufacturing Division,/ Market Research Department,
Tokyo Petro Corporation

 

解説

(1) ビジネスメールの一般的な書き方は以上が代表的なものです。メールがコミュニケーションの中心で、忙しいならAnn,/ Paul./ Rachael, これで良いでしょう。Dearは日常メールでも使われますしビジネスの世界でも同様で使用頻度は高いです
相手が博士号以上を持っている場合は、Doctorの略語のDr.を、教授レベル(英国ではProfessorは、博士号をとってから長年の研究を重ねやっと取得される称号。一方、米国では、博士号が無くても一般講師であればprofessor)にはprofessorの略語のProf.などを使うのが良いでしょう。

ここで気をつけていただきたいのが肩書です。日本語では、XXX部長、YYY課長など肩書が名前に加えられるのは定番です。しかし、英語圏の場合、一生もので公的な高学歴、つまり学位は一度獲得すると犯罪でもしない限り剥奪はされませんから尊敬の対象ともなりますし、あれば好んで使われます(日本と違って大学以上の学位は普通簡単に取れません)。

特に英国では学歴は資格より、さらには肩書などより遥かに箔がつきます。英国では、名刺でもそうですが、何ヶ月かの社会人向けコースでdiplomaなどを獲得するとまずそれを名前の近くに書き入れる一方で、肩書などはビジネスで必要が無ければ入れないこともあります。

それではなぜ英語圏の肩書は名前と一緒に使われないでしょうか。

まず、転職が日本より遥かに多いこと、そして昇進や降格が早くそれも一段一段では無いこと、副社長も日本では一人位ですが、Vice Presidentも大会社ではこの肩書を持つ人の数が多いなど、権限や地位も会社によって様々であること、役員・取締役が日本の様に好きに会社の経営を牛耳ることが可能なので無く株主の大権の元で大変厳しい状況に置かれ、労働者の様に労働法で雇用を守られていることもないので簡単な(例えば、取締役会の場で取締役の挙手だけとか)Hire & Fire(韻を踏んだ「雇用と解雇」)の対象であることなどがります。企業買収/合併・事業の切り売りもあります。

結論として、英語のビジネスメールでは(今日明日で変わる様な)肩書を入れない様にします。

メールの相手が組織一般、お客様一般、株主様一般、懇親会出席者一般など相手の名前を入れられない場合には、Dear Sir or Madam,としてformal度合いの高い表現が良いでしょう。To whom it may concern, 「関係者の皆様」も同様の状況で使います。

 

(2) 本文の前に、前置きをおく場合です。直し、これは無くても大丈夫です。いきなり本題に入っても英語のビジネスメールでは失礼でも無ければ、変な文章とも取られません。

日本のビジネスメール、特にお客様へのものは、「拝啓 盛夏の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格段のご厚情を賜り、厚くお礼申しあげます。」などの表現で始まるのが一般的です。英語のメールで、まともに同じことを文頭で書いてはいけません

英語のビジネス文は、『結論➡︎内容➡︎結論』が基本の文体です。

例えば、英訳をする時に、まともにこれを翻訳するのは間違いです。

日本語や日本文化を真剣に学んできた英語ネイティブスピーカーというごくごく一握りの人を除き、「文頭に書かれた文は大事なはずだ」という常識から思い悩むからです。「なぜ夏の暑さが我々の取引と関連するのか、ご厚情など思い当たらないが何か」ということです。

私はプロの翻訳者でもありますが、この様な日本語の形式的表現は無視して訳しません。英文では削除です。コミュニケーションの質を下げる要因は、切り捨てます。

さて、英文でも簡単に前書きをするパターンはあっても良いです。

「簡単にですよ。」定番の書き方は、Thank you for something./ Thank you for doing somthing. /I appreciate somethingなどです。

(例)Thank you for your reply./ I appreciate your assistance. また、I am writing to do something.

として、これから何を書くかということを先に簡潔に述べる書き方です。(例)I am writing to give you our reward for your great sales performance.

 

次は、Main Body(本文)ですが、それぞれですので、このブログ記事では省略箇所です。

 

(3) Main bodyの記述が終わったら、最後の言葉です。

上に例示した通りです。Main bodyの内容によりけりですが、返答をもらいたいのか、記載内容を納得してもらいたいのか、これから(も)仲良くして欲しいのか、会いたいのかなど相手に大事な納得・依頼・意志の表明・行動等を求める簡単な文を入れます。必須ではありませんが、何かしらあることが多いでしょう。

 

(4) そして、日本語の「よろしくお願い致します/敬具」の様な表現です。

(4-1)では、ビジネスメールの定番のSincerely,があります。この一つの単語とカンマで大体のものは大丈夫です。表現はformalで、どの様な場合にも的確です。特に、相手が一般的な複数名で、且つ名前も知らない人々の場合には(4-1)は適当です。

(4-2)一方、日常メールにも使われる表現ですが、ビジネスメールでも、「お互い顔見知り、メールだけで少しでもメールを交わしている相手」など知っている人には(4-2)の表現が的確です。

日常メールで大丈夫であっても、ビジネスメールでは避けるべき表現はあります。

(例)Goodbye,/ See you later,/ Best wishes,/ Cheers,/Many thanks,/ Love,/Peace,

 

(5)最後に自分の名前を書きます。ここではMr. Hampton/ Dr. Hamptonなど日本語の発想では、自分の名前に「山田さん」というのはおかしいと思うかもしれませんが、英語では一向に構いません。

次に、入れたい場合には、学歴がきます。その次に必要であれば肩書を入れます。その次に必要であれば、部署名、会社名などと続きます。

長い場合には、メール機能で署名を予め記録して自然とメールに表示される様に設定することは日本だけではありません。

もちろん、代表メールアドレス、直通の電話番号・携帯の電話番号等を入れても大丈夫です。しかしながら、日本ではまだ使われているfax番号は海外の先進国では2021年現在、存在しないものになりかけています。

 

 

今回は電子メールの基本的書き方について説明をしました。今後ともよろしくお願いいたします。

FE講師Shinichi

 

 


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ABOUTこの記事をかいた人

2004-2006年に米国資産評価会社本社付け日本地域プロジェクトの翻訳専任担当で日英翻訳デビューしました。現在に至るまで翻訳に関わりながら、経営コンサルタント・事業管理など実務を経験しています。英国の経営修士獲得のため最初の英語基礎コースエディンバラ市に3年在住していたことがあります。多国籍企業の役員からバイオ科学者、企業家、大学長、環境保護活動家など様々な外国籍友人がおります。