ビジネスの世界と英語ーその3. 「電子メールの規則を覚えよう!」

ビジネスの世界と英語ーその3. 「電子メールの規則を覚えよう!」

こんにちは。講師のshinichiです。

今回は、ビジネスの世界と英語ーその3.として「電子メールの書き方」について大枠を説明したいと思います。

Shin先生のシリーズ前回の記事、「ビジネスの世界と英語ーその2. 「ビジネスと事業体」」はこちらからどうぞ!

 

ビジネス文書特有のルール

電子メールは、多くのビジネス文書の中ではCasual部類に入るものでしょう。最もFormalなものとしては法的文書があげられます。例としては、契約書や規定などで全く違った規則や書き方があります。

例えば、Recitalと代理店契約書の最初に書いてあるとします。

これの意味はお分かりになりますか。「わかっているよ。演奏会だよね。」契約書ですよ・・・?

実は違うのです。

Recitalとは、なぜ、この契約書が作られたかの理由や、契約書全体の意義を記述する時の題目に使われます。

そして、この題目の下の記載内容は何故か、“Whereas …”から始まるという暗黙の書き方があります。英米の法曹界が硬いのは日本と同じです。

さて、電子メールの話に戻りましょう。

電子メールは、上記の様な専門的な文書や技術関連の文書とは違い、より会話に近く、ビジネス文書とは言っても書く人の意思や感情も込められやすいものです。しかしながら、ビジネスである以上、ある程度のformal性が必要です。

本題に入りましょう。

 

電子メールの規則を覚えよう!

ビジネス上の効率性と正確さを保つための、電子メールの規則には以下の事柄があります。ある意味、日本語で書く電子メールと同様な規則もありますが列記します。

 

件名(Subject)とメッセージ内容は合っていること:

忙しい中でこれが違うと、受信者の大事な時間や効率性(仕事の優先順位)を奪ってしまいます。受信者が後で見直す時にも探すことが非常に難しくなります。

メッセージ書きすぎないこと:

書きすぎると受信者や組織の効率を奪ってしまいます。

正確にスッキリまとめて書く:

短い時間で分かる様に書く。正確性を保つために、書いた文章の見直しは大事です。特に、日付や数値など数字の間違いには特に気を付けましょう。

表記・表現:

これは英語の世界の話です。ビジネスらしく、formal系の言葉を使います。相手の年齢や地位などで丁寧さを決めるのが基本では無く、どの様な「場」や「目的」でメールを書いているかにより、casual/formalやtone(他の英語表現で言うとmoodでしょうか、日本語では「表現の機微」でしょう。)を決めます。例えば、懇親会の件に対して取締役会の件、軽い社内報の話に対して契約の話などで、casual/formalを決めます。

 

いかがでしたか?

今回は、電子メールの基本的書き方の規則を見ていきました。次回は、電子メールの書き方の形式を詳しく説明をしていきます。

お楽しみに!

FE講師Shinichi

 


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ABOUTこの記事をかいた人

2004-2006年に米国資産評価会社本社付け日本地域プロジェクトの翻訳専任担当で日英翻訳デビューしました。現在に至るまで翻訳に関わりながら、経営コンサルタント・事業管理など実務を経験しています。英国の経営修士獲得のため最初の英語基礎コースエディンバラ市に3年在住していたことがあります。多国籍企業の役員からバイオ科学者、企業家、大学長、環境保護活動家など様々な外国籍友人がおります。