ビジネス英語メールの基本の書き方!使える表現・フレーズまとめ

ビジネス英語メールの基本の書き方!使える表現・フレーズまとめ

こんにちは、Paigeです。

皆さんは、英語でメールを書いた経験はございますか?

グローバル化が進む中、職場で海外の相手と、
英語メールのやり取りする機会が
出てくることもあるのではないでしょうか?

しかし、カジュアルな英会話とはまた違う、
「ビジネス英語」に最初は戸惑う方も
いらっしゃるかと思います。

私自身、毎日海外の人と何十件も
メールをやり取りする仕事をしていましたが、
最初は書き方がさっぱりわからず、
大変苦労した経験があります。

今回の記事では、そんな自身の体験に基づき、
ビジネス英語メールの書き方のコツと
役立つ英語表現をご紹介していきたいと思います!

英語メールで使える表現:はじめに

世界中の英語ユーザーを対象としたある調査(*)では、
なんと93%もの人がビジネスのメールで
何かしらのミスをしてしまっていると回答しています。

その中でとりわけ多かったのが、
スペルや文法のミス(64%)と、思わぬ誤解(50%)です。

私自身の失敗や経験からしても、
この二つは特に起こしてしまいやすい英語メールのミスです。

英語を頻繁に使う人でそれだけミスをしているのだから、
私たち日本人にはやはりハードルが高いのでは?
と思ってしまうかもしれません。
しかし裏を返せば、「正しい英語表現」で
「相手に伝わる」メールを書くことに慣れてしまえば、
ビジネス英語メールは攻略できるということです!

そのために、まずビジネス英語メールの
基本の書き方を抑えることが重要です。

一般的に、文章構成は以下のようになります。
各パートの役割は、後ほど説明していきますね。

「宛名→書き出し→本文→結び→敬具→署名」

そして文章全体で注意したいのが、
用件を簡潔に書くということです。

私も意識しないと英文の一文一文が長くなってしまいがちですが、
伝えたいことを明確に伝えるため、各文はなるべく短くしたいですね。

また言葉遣いは、当然カジュアルすぎる表現は避けるべきですが、
日本語ほどへりくだったり間接的な書き方をしたりする必要はありません。

それでは早速、各パートで使える英語表現とフレーズを、例文と併せて見ていきましょう!

※この記事では主語を「I」としていますが、
会社や部署を代表してメールを書く場合、主語は「We」となります。

英語メールで使える表現:宛名

まず、英語メールの「宛名」に関する表現を見ていきましょう。
宛名はメール全体の印象にも影響します。

私は相手の名前の綴りを間違えるという
失礼をしてしまったことがありますが、
皆さんはスペルミスがないよう十分注意してくださいね。

英語で「~様」は、「Dear」となります。
そして、男性であれば「Mr.」、
女性であれば「Ms.」を名字の前につけます。

名前だけで相手の性別が判断できない場合は、
「Mr./Ms.」とするのが無難です。
なお「Dear」の後には、個人名ではなく
役職名や部署名を入れることもできますよ。

(例文)

Dear Mr. Johnson,

「ジョンソン様」

※名前の後のコンマは必須です!

相手が特定できない、つまり「関係者各位」と書く場合は、
「To whom it may concern,」とします。

「Dear Sir/Madam,」と表記しても構いませんが、
現在は前者の方が一般的です。

また、「Dear all,」は、複数人に宛てた
カジュアルな表現として使えます。

英語メールで使える表現:書き出し

次に、英語メールの「書き出し」で使える表現や
フレーズを見ていきましょう。

このパートは、相手に初めてメールを送る場合は
自己紹介から始めます。

そして挨拶表現と、簡単なメールの用件が続きます。

まず、「○○社の~と申します。」という自己紹介は、
「I am~, from ○○ corporation.」と書くことができます。

ビジネス英語メールにおいて、
日本語のような「お世話になっております。」
といった言葉は基本用いません。

代わりに、「メールをいただきありがとうございます。」
などを挨拶表現として書きます。

(例文)

Thank you for your email.

「ご連絡いただきありがとうございます。」

Thank you for your prompt reply.

「迅速なお返事ありがとうございます。」

I am sorry for my late reply. / I apologize for the delay in replying.

「お返事遅れまして申し訳ございません。」

そして、書き出しの文末には、どういう用件でメールを送っているのかを簡潔に書きます。

(例文)

I am writing about / regarding / concerning / in connection with / with regard to~.

「~についてご連絡差し上げております。」

I am writing to provide you with the quotation that you requested.

「ご依頼いただいておりました見積書をご提供いたします。」

This email is to inquire about the details of your new service.

「御社の新サービスの詳細についてお尋ねします。」

英語メールで使える表現:本文

続いて、ビジネス英語メールの
本文で使える表現とフレーズを見てきましょう。

繰り返しになりますが、本文は
なるべく簡潔に書くことを心がけると、
誤解を生じることが少なくなるはずです。

まず返信には、以下のようなフレーズが使えます。

(例文)
In response to your email/inquiry,

「いただいたメール / ご質問に対しまして、」

何かを添付したり再送したりする場合は、次のような表現を用いることができます。

(例文)

I am attaching/enclosing~. / I have attached it~.

「~を添付します。」

I am resending this email just in case.

「念のためこちらのメールを再送します。」

否定的なことを伝える場合は、「恐縮ですが」にあたる
「I am afraid that」と書き始めると、丁寧な印象になります。

(例文)

I am afraid that I will be unable to attend the meeting on Tuesday.

「恐縮ですが、火曜日の会議には出席できません。」

相手にお願いをする場合は、
「Please~.」と書いても構いませんし、
以下のようなより丁寧な表現も使えます。

(例文)

Please let me know what time and date would be convenient for you.

「ご都合の良い日時をお知らせください。」

※日本語では「日時」ですが、英語では「時日」の順になります。

I would appreciate it if you could~. / It would be appreciated if you could~.

「~していただけますと幸いです。」

英語メールで使える表現:催促

メールの中でも特に厄介な「催促」メール。
さらにビジネス英語で書くとなると、
相手にどう切り出すべきか悩んでしまいますよね。
そんな英語メールの書き方としては、
間接的な表現と直接的な表現の二パターンがあります。

まず、間接的な表現では、
「I was wondering if you+動詞の過去形+~.(~していただけましたでしょうか。)」
と書くことができます。

(例文)

I was wondering if you had a chance to look over the documents that I sent you last Thursday.

「先週の木曜日にお送りした資料には目を通していただけましたでしょうか。」

また、直接的に「~していただけますか?」
とお願いする場合には、以下のような表現が使えます。
「can」の代わりに「could」を、
「will」の代わりに「would」を
使うことで丁寧な書き方になります。

(例文)

Could you please~?

Would it be possible to~?

Would you be able to~?

催促の時に、「なるべく早く」という意味の
「as soon as possible」や、
より丁寧な「at your earliest convenience」
を使うこともできます。

しかし私も何度か経験したように、
これらの表現は曖昧なため、想定していた時までに
相手に対応してもらえなかったなんてことにもなりかねます。

対策としては、「by~(~まで)」や
「within~days(~日以内に)」などと具体的に書くとよいですね。

(例文)

I would be grateful if you could respond by 3 pm on Thursday, March 15.

「3月15日木曜日の午後3時までにお返事いただけますと幸いです。」

※メールの相手が海外にいる場合、
「日本時間」という意味の「JST(Japan Standard Time)」を時間の後につけると、誤解を防ぐことができますね。

英語メールで使える表現:結び

ビジネス英語メールでは、最後に1~2文、「結び」の表現を書くことが一般的です。これらの表現は定型化されているので、いつでも使えるようこのまま覚えてしまうと便利ですね!

(例文)

I hope this helps.

「こちらでお役に立てますと幸いです。」

I will get back to you as soon as possible.

「なるべく早く折り返しのご連絡を差し上げます。」

I look forward to hearing from you. / I look forward to your reply.

「お返事をお待ちしております。」

※「I am looking forward to~.」と進行形にすると、少しカジュアルな印象になります。

Please do not hesitate to contact me if you need any further information.

「ほかに必要な情報がございましたら遠慮なくお知らせください。」

Once again, I apologize for any inconvenience caused.

「重ねまして、ご不便おかけし申し訳ございません。」

Thank you for your understanding.

「ご理解賜りありがとうございます。」

※「understanding」は、
「time(お時間)」や「cooperation(ご協力)」、
「consideration(ご検討)」などと
置き換えたり組み合わせたりすることができます。

英語メールで使える表現:敬具

英語メールでは、日本語の「敬具」にあたる表現を必ず文末に添えます。書き方は何通りもありますが、ビジネスシーンのようなフォーマルな表現と、親しい間柄で用いられるカジュアルな表現とがあります。

以下の例では、上が最もフォーマルな表現になります。迷った時は、「Sincerely,」を使うのが無難です。

(例文)

Yours sincerely,

Sincerely,

Best regards,

※コンマを忘れないようにしましょう!

また、以下の例では、順によりカジュアルな表現となっていきます。
目上の相手には使用しないようにしてくださいね。

(例文)

Kind/Warm regards,

All the best,

Best wishes,

Best,

英語メールで使える表現:まとめ

いかがでしたか?
ビジネス英語でのメールは、
慣れるまで難しく感じるかもしれませんが、
回数を重ねるごとに英語メール特有のパターンが
身についてくるはずです。

今回ご紹介した表現やフレーズを参考に、
皆さんも相手に伝わるビジネス英語メールの
書き方をマスターしてくださいね!

(データ参照元:Grammarly, 2019)

https://www.grammarly.com/blog/workplace-email-report/

 

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現在カナダの大学院で国際開発学を研究しています、Paige(ペイジ)です。
海外旅行が好きで、トロントにて留学・就労経験があります。日本では海外向けサービスを提供する企業で勤務しておりました。
英語学習や日常会話からビジネス英語まで、幅広くお伝えしていきたいです!

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