ビジネス英語の基本~メールの件名編~

ビジネス英語の基本~メールの件名編~

みなさん、こんにちはliliyです。今回は、ビジネス英語について書いていきたいと思います。ビジネス英語と言ってもいろいろな場面があるので、まずはメールの件名編としてビジネス英語の基本をご紹介していきます。メールの内容文については次回の記事でご紹介します。件名だけでもかなり覚える事があるので、まずはこの記事で件名をマスターしましょう!

ビジネス英語メールの件名の基本、ポイントはいかにシンプルに言いたい事を伝えられるかです。もし初めて顧客へアプローチするメールであれば、いかに読んでもらえるかはメールの件名にかかっています。優秀な人や上の人は忙しいので、件名を見てジャンクメール(迷惑メール)だと判断すればごみ箱行です。

ビジネス英語メールでよく使用する件名

・Inquiry for/about 〇〇〇(問い合わせたい事)/〇〇〇に関する問い合わせ
・Question for 〇〇〇(質問内容)/〇〇〇に関する質問

・Confirmation for 〇〇〇(確認事項)/〇〇〇確認のお願い

・Quotation of 〇〇〇(商品名等)/〇〇〇の見積もり依頼

・Order of 〇〇〇(商品名や注文書番号)/〇〇〇の注文

・Meeting agenda for project meeting on 〇〇(日付)/〇〇(日付)の打ち合わせのアジェンダ

・Meeting minutes of meeting today/本日の議事録

⇒ビジネスにおいて非常によく使用する件名です。問い合わせ、確認依頼、見積もり依頼、打ち合わせのアジェンダ・議事録は日常的に使用します。基本中の基本ですのでしっかり使いこなしましょう。件名でおかしな英語を使用していると、この人は英語が苦手なのかな?とすぐに分かります。

 

ビジネス英語でお礼メールでよく使う件名

 

・来社のお礼

Thank you for visiting us today/本日はご訪問頂きありがとうございます

・訪問後のお礼

Thank you for your time today/本日はお時間頂きありがとございます。

・(展示会などのブースに)立ち寄ってくれた時のお礼

Thank you for dropping by our booth/私たちのブースにお立ち寄り頂きありがとうございます

 

お礼のメールを送る際は、「Thank you for」から始めるようにしましょう。Forの後ろは名詞か~ingを持ってきます。ビジネスの場でお礼メールを送る内容はそれほど多くないと思うので、丸暗記しても問題ありません。

 

ビジネス英語メールの件名をつける時のポイント

今ご紹介した件名で何か気づくことはありますか?

すべての共通点は、短すぎず長すぎないという事です。短すぎるとジャンクメールに間違われるからです。

いくら今までやり取りをしていたお客様であっても、件名がおかしいとメールを開く事を躊躇したりそのまま削除したりする人もいます。特に毎日多くの人とやり取りをしている方であれば、自分の重要なメールは埋もれてしまいます。ビジネス的なアドバイスですが、そのような恐れがある場合はメールを送った直後に電話すると良いでしょう。

「I just emailed you about delivery date of PO#1234. Could you please check now? (今ちょうど注文番号1234の出荷日についてメールをお送りしたのですが、確認して頂けますか?」のような電話になります。POとはPurchase Orderの略で、ビジネスにおいて注文書のことを示します。

 

今ちょうどPOの事をご紹介したので、私がいつもPOを発行する際の件名をご紹介します。

「New PO of 1,000pcs 〇〇(商品名) / PO#1234」

「Additional order of 1,000pcs 〇〇(商品名) / PO#1234」

POと言ったりorderと言ったりしますが、どちらも同じ「注文」という意味です。

PO#を記載したりプロジェクト番号を記載したりさまざまですが、お客さんへ送る時はこのような件名です。社内へ送る際は、もう少し詳細を記載します。プロジェクト名、お客さん名、PO#を書きます。

やはり、件名を見てすぐに何に関する事か分かるメールが親切なメールです。

また、注文書を発行した後、出荷日を確認するメールを送りたいとします。先ほどのPOを発行した分の納期を確認したい場合の件名を見てみましょう。

「New PO of 1,000pcs 〇〇(商品名) / PO#1234 / Delivery Date

非常に簡単でシンプルですね。後ろに追記するだけで何の事を書いてあるかすぐに分かります。

もし、出荷後に不良が出た場合は

「New PO of 1,000pcs 〇〇(商品名) / PO#1234 / 10pcs Defects

このように追記します。

 

いかがだったでしょうか?件名の重要さは分かりましたか?

次回の記事でメール文の内容をご紹介したいと思います。今回ご紹介した件名のメール文を書きたいと思うので、英語での件名はマスターするようにしましょう!

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カナダ、オーストラリア、アメリカと海外滞在経験も豊富。現在は外資系企業に勤めながら英語に関する記事の執筆をおこなっている。TOEIC:940、TOELF(iBT):110、IELTS:6.5の実績を持ちながら現在も日々英語学習に取り組んでいる。

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