ビジネス英語の基本 ~電話編(電話をかける時)~

ビジネス英語の基本 ~電話編(電話をかける時)~

みなさん、こんにちは。

今回もビジネス英語の電話編です。前回までに紹介した電話の受ける際の英語(→記事はこちらから)はいかがでしょうか?

今回は自分から電話をかける際に使用するフレーズをご紹介したいと思います。

担当のお客様に電話をかける場面や商品について問い合わせをする場面、営業をかける場面等起こりうる場面ごとにご紹介していきます。

 

英語で電話をかける時のフレーズ

・Hello. This is 〇〇(自分の名前) from □□(会社名).

⇒日本語で言う「□□の〇〇と申します。」のようなフレーズになります。

まずは相手から「Hello 〇〇(名前) speaking.」のような一言がありますので、その後に話すようにしましょう。

日本では「こんにちは」など挨拶をすることはないかと思いますが、海外では挨拶は当たり前のことなので忘れないようにしましょう。「Hello」だけでなく「Good morning」「Good afternoon」「Good evening」でも問題ありません。時差がある国に電話をする際は、相手国が今何時なのかは注意するといいでしょう。

 

■かける相手の名前が分かっている場合

①人の名前が分かっている場合

・May I speak to Mr./Ms. 〇〇?

・I would like to speak to Mr./Ms. 〇〇.

⇒「〇〇様お願いできますでしょうか?」と言いたい時はこのフレーズを使用してください。名前が同じ場合も少なくはないので、〇〇の部分はフルネームでも問題ありません。Extension number(内線番号)を知っているのであれば、

「May I speak to Mr./Ms. 〇〇 at extension 123?」

と言いましょう。

 

②担当部門が分かっている場合

・May I speak to someone in charge of sales?

⇒日本語に訳すと「営業担当の方をお願いします。」になります。しかし簡単に担当部門(部署)につないでくれる場合と、

「What is the purpose of your calling?(何の御用でしょうか?)」

と聞かれる場合があります。その際は、なぜ電話したのかを答えるようにしましょう。あとで電話を掛ける目的のみ分かっている場合のフレーズをご紹介しますので、そこで確認しましょう。

 

■〇〇について電話しましたという場合

①商品の問い合わせをしたくて電話しました

⇒I would like to ask you about 〇〇(商品名や商品番号).

この後、相手がすんなりと「担当者におつなぎいたします。」と言わなかった場合は、「May I speak to person in charge of the product?(商品のご担当者様につないで頂けますか)?」と自分から尋ねましょう。

 

②明日のお約束の件で電話しました。

⇒I am calling about my appointment tomorrow.

この場合は約束相手が出ている電話になるので、その後は伝えたかった要件を伝えましょう。

 

③御社のサイトに掲載していた求人の件でお電話しました。

⇒I’m calling about the job opening on your website.

 

④弊社の製品/サービスをご紹介させて頂きたくお電話しました。

⇒I would like to introduce our products/service.

営業の電話ですね。この後に、自分の会社は何をしているのか等紹介するのを忘れずに!

 

■相手が不在で折り返し電話が欲しい場合

⇒Would you please tell him/her to call me back after △△?

△△には、「the meeting」「he/she is back」「his/her lunch」などが入ります。「When he/she returns(戻られた時)」もありうるフレーズですね。

なぜ相手が電話に出られないかによって変えるようにしましょう。

 

■相手が不在で電話があったことを伝えて欲しい場合

・Would you please tell him/her that I called?

・Please tell him/her that I called.

⇒疑問文(伝えて頂けますか?)、肯定文(伝えて下さい)はどちらもビジネス英語として使用できるので言いやすい方で話すようにしましょう。

 

■電話を切るとき

・Thank you for your help. Have a good day!

⇒ 切り方は様々です。

日ごろからメール等でやり取りとしている人や面識のある人であれば、フランクに終わる場合もあります。例えば

「Ok, let me check and I will send you an email!(了解です、確認してメールをするようにします。)」

のような締めくくりもあります。

割とフランクですが、何度がやり取りをしているお客様であればこれくらいで問題ありません。営業を掛ける電話や求人について書ける電話は、最初にご紹介したように言いましょう。

 

いかがだったでしょうか?

自分が電話を掛ける際は、あらかじめメモに話す要点を書く事をお勧めします。緊張してもメモを読めば何とかなる事もあります。自信なく小さい声で話すよりも間違っても良いので大きな声でハキハキ話す事を心がけましょう。

何度もフレーズを繰り返し読み、練習しましょう!

 

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カナダ、オーストラリア、アメリカと海外滞在経験も豊富。現在は外資系企業に勤めながら英語に関する記事の執筆をおこなっている。TOEIC:940、TOELF(iBT):110、IELTS:6.5の実績を持ちながら現在も日々英語学習に取り組んでいる。

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