【ビジネス英語】ビジネスの中で「書くこと」の意味

皆さん、こんにちは。

今回は、ビジネスの中で「書くこと」の意味について考えていきたいと思います。

この様な経験はありますか。

ある日、RachaelとTadashiは職場でこの様な話をしていました。

“I will have a summer gala next month.  Are you coming to the gala, Rachael?”
“Oh, yes. I will definitely be there, Tadashi.”

Two weeks later.　〜二週間後です。

“Rachael, why are you trying to start a new seminar on the same day as the summer gala?”
“Uh-oh, I remembered that talk.  Do you really have the gala, Tadashi?”
“Of course, I do. You said ‘definitely’.  I can’t believe that.”
“If you actually have the gala on the day, why didn’t you give us a message by email?  I thought it was a half-baked idea.”

Tadashiが開催しようとしている夏の娯楽会に、Rachaelは「絶対出席する」と言ったにもかかわらず、二週間後にRachaelは同じ日に独自のセミナーを行う予定を立ちはじめました。Tdashiが抗議したにも関わらず、Rachaelは、まだSummer Galaの開催案は考えが煮詰まっていないものと思ったとして、決めるならメールで回覧すべきだったのに、と言うだけです。

深くかかわるビジネスと文化論

ここから文化論になります。

日本の様な単一民族に近い島国では、「あ、うん」が通じます。その場の雰囲気や状況により言ったことが約束なのか提案なのかがほぼ分かってしまうのです。

しかし、多くの大陸の国々や大陸との交流が比較的簡単な国（例えば英国やアイルランド）では、全然違った文化やものの考え方があります。言語も違えば方言も違います。価値観や宗教、制度も違います。話した内容は、片方が約束と思っても片方は提案や仮説と思うかも知れません。

多くの国では、ビジネスの場での約束事は、会話で終わってはいけないことになります。信用も大事ですが、書くことが大事です。大事なことは契約書や規定にしなければ取引は終わりません。仕事で上記の例の様な二次的なことでも、日時や内容をメールで流して確認を取らなければ開催者の仕事は終わりません。書かれた事を読んでもらってやっと公式化するのです。

ビジネス会議での日本と欧州の違い

日本と欧州（英国やオランダなどの北側の欧州にします）の取引先同士がビジネス会議をしても、日本側は相手の信用を知ろうとして自分の信用を売ろうとします。そして良い人間関係を気づこうとします。

欧州側は、細かい事までその場で決定して契約書を作るために真剣に取り組みます。何十ページ／何百ページの契約書を作る気です。A→B→C→D..という様に話を進めたいです。しかし、日本側は、A→C→Z→＃→?→A..のため(契約の話の途中で、自分の学生時代の話などに脱線しながら)、欧州側はイライラしてきます。「欧州側では書いた事以外は契約に無い事」なので、こうなるのです。取引は契約書に完全に基づき実行するつもりです。日本側は、契約書に無いことも有ることも、後で現場同士で解決していけば良い位に考えています。

いかがでしたか？

英語のビジネス会話では人の気を使ったり、動機付けをするなど日本語以上に対人については深いです。しかし、英文書の場合、そこに書かれた責任・義務・権利・方針が全ての関連する人達の行動を決めてしまうのため、ビジネスで書くことの意義は極めて重いということでまとめたいと思います。

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Shinichi

2004-2006年に米国資産評価会社本社付け日本地域プロジェクトの翻訳専任担当で日英翻訳デビューしました。現在に至るまで翻訳に関わりながら、経営コンサルタント・事業管理など実務を経験しています。英国大学・大学院で、英語基礎コースを経て経営学修士と金融投資スペシャリズムの取得まで、エディンバラ市に3年在住していたことがあります。多国籍企業の役員からバイオ科学者、企業家、大学長、環境保護活動家など様々な外国籍友人がおります。