【ビジネス英語ー成果を手にする電話対応】「Who are you ?」はダメです。では何と言うの？

皆さん、こんにちは。

仕事で海外から電話が来て、頭が真っ白になったことはありませんか？
また、何とか英語を振り絞って話したけど、失礼な表現になっていないか不安に感じたことはありませんか？

一般的に英語での電話はハードルが高いように思われています。
しかし、実際はフレーズを暗記するだけで電話対応はできるので、あなたが考えているほど難しくはありません。

電話対応が変わるだけで、お客様からの印象が大きく変わります。
ビジネスの成果に繫がっていきます。

本記事では、「電話を受けたとき」の英語のフレーズを紹介します。

シチュエーションごとにいくつか紹介します。
あなたが言いやすいフレーズを1つ選んで、暗記しましょう。

英語での電話対応ポイント1. 挨拶は定型文でOK

電話を受けた時の挨拶は以下のフレーズを使いましょう。これだけで、OKです。

• Thank you for calling (あなたの会社名).
  This is (あなたの名前) speaking. How can I help you?
  (お電話ありがとうございます。～会社の～です。ご用件をお聞きします。)

例）Thank you for calling ABC company.
This is Taro Yamada speaking. How can I help you?
(お電話ありがとうございます。ABC会社の山田太郎です。ご用件をお聞きします。)

英語での電話対応ポイント2. ”Who are you?” はNG

電話を受けた時に、会社名や名前を述べずに要件を話される場合があります。
「どちら様でしょうか＝あなたは誰ですか？」で【Who are you?】というのは避けましょう。

代わりのフレーズは以下になります。

• May I have your name, please?
  (お名前をお聞きしてもよろしいでしょうか？)

• May I ask who’s calling?
  (どちら様でしょうか？)

• May I ask who I’m speaking with?
  (どちら様でしょうか？)

英語での電話対応ポイント3. 「少々お待ちください。」

電話で確認ごとをする際に「お待ちください」ということがあります。
【Please wait】などと言わないようにしましょう。
代わりのフレーズは以下になります。全て「お待ちください」の意味になります。

• Just a moment, please.

• Hold the line, please

• Could you hold on for a minute ?

英語での電話対応ポイント4. 「～にお繋ぎします。」

他の人に電話を転送する時や電話を代わる時のフレーズは以下になります。
転送先の「～」の部分には「部署名や部署の担当者」が入ります。
固有名詞は使わないのが一般的です。

• I’ll put you through~
  例）I’ll put you through the procurement department. (購買へお繋ぎいたします。)
  ※throughが使われているのは、電話回線を通してあなたを他の場所へつなげるイメージがあるからです。

• I’ll transfer you to~
  例）I’ll transfer you to the person in charge of sales. (営業へお繋ぎ致します。)
  ※transferは転送するという意味があります。

• I’ll connect you to~
  例）I’ll connect you to the production department. (製造部門へお繋ぎします。)
  ※connectは繋ぐという意味です。

電話を代わる場合は、【put＋人＋on】を使います。
例）I’ll put Mr. Yamada on (the line). (山田さんに代わりますね。)

いかがでしたか？

是非フレーズを覚えて活用してくださいね。

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ZAKI

タイで働く30歳の海外大好き営業マン

英語力0でカナダに留学し、猛勉強。TOEIC320点→TOEIC915点を取得しました。

カナダで身に着けた英語力を活かし、海外で働いています。ビジネスや日常会話で良く使う便利な英語フレーズを中心に記事を執筆しています。