こんにちは。Atsukoです

私は、時制と冠詞の特別講座を担当していますが、講座の中にビジネスメールの課題が幾つかあります。毎回添削の時に、それらの課題に取り組んだ生徒さんの何人から、英語のビジネスメールは苦手です、というようなコメントを頂きます。

でも、見方を変えれば、こうした生徒さんは、仕事で英語を使えるラッキーな人達。英語習得のうえで、仕事上でnative相手に（non-nativeでも）英語を使えるというのは、フリーな英語学習の機会を与えられているようなものですね。

 英語はあくまでもcommunication tool

忘れてはならないのは、英語はcommunication toolであるということ。「英語を使える」というのは、どれだけ英語の単語を知っているか、どれだけ文法に詳しいか、が基準ではなく、英語を使って、どれだけ人とのコミュニケーションが取れるか、どれだけ自分が知りたい情報を取り入れられるか、などが基準になるべきなではないかと思っています。

ビジネスメールを英語で書く、というのも、仕事上必要な情報を相手に与えたり、相手から収集するため。日本語のビジネスメールと目的は全く同じなのです。では、日本語でメールを下書きして、それを英訳するだけで良いのでしょうか？答えはNoです。

英文 ビジネスメールのコツ

１．出だしは出来ればpositiveに

日本語のメールは、「いつもお世話になっております。」というような定型句から始まります。英語では、こうした日本語の定型句にあたるものはありません。ただ、positiveなトーンから始める、という心意気は同じ。

もしも、相手がくれたメールへの返信なら、”Thank you for your prompt reply.”などの一言。先日ミーティングで会ったばかりのひとになら、”It was nice to see you again the other day.”のような一言を入れることが一般的です。

でも、この一言を無理やり作り出す必要はありません。気が利いた一言を考え出すために時間を割くのではなく、本文の内容に時間をかけましょう。出だしが素晴らしくても、本来の目的である部分が不明確なら、読み手の時間を無駄にするだけですね。

２．本文は簡潔、明確に

本文の部分が最も大事で、時間を割くべき部分ですね。日本語のメールと同様に、簡潔で分かり易くが基本。読み手の立場に立って、自分が書いた文で、内容が伝わるかどうかの確認をしながら書くことが重要です。

内容が複雑であればあるほど、最初の一文で、自分のメールの大目的を伝えると親切ですね。例えば、”I am contacting you in reference to/regarding/concerning….”や “I am writing you about….” などの一文を書くことで、このメールの目的を相手に伝えると、次に来る内容への理解が早まります。

また、この一文は、ビジネスメールのsubject lineにも生かされるべきですね。忙しいビジネスパーソンほど、仕事関連のメールは、毎日数限りなく届くはず。そのため、subject lineを読んで、メールのpriorityを決めるのは、忙しいビジネスパーソンの常識と言ってよいでしょう。あなたが送ったメールが何の案件に関しているか、どれくらい急ぎの対処が必要なのかを伝えるのがsubject lineです。

例えば、本文の目的を伝える一文が、

I am writing you about what we agreed on at the meeting with ABC company the other day.

でしたら、subject lineには、

Re: Summary of ABC meeting

のようにすると良いでしょう。急ぎの要件だからと言って、URGENTのような一言だけを入れると、スパムメールだと思われたり、URGENTを多用すると、オオカミ少年のように、URGENTの一言を信じてもらえなくなるかも知れません。

まだまだビジネスメールについて伝えたい！

前職でほぼ毎日、数多くの英語のビジネスメールに対処していた私。
伝えたいことはまだまだあります。
続きは次回のブログにて。

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Atsuko

海外で学び、アメリカでの生活が20年以上。英語力はネイティブレベル。アメリカの公認会計士として15年以上働いた経験があり、豊富な実務経験を活かしたビジネスライティングの指導には定評がある。お客様評価も高く人気のある先生。